Quản lý trẻ đúng cách đã khó, quản lý cả một trường học còn nhiều phức tạp hơn. Từ việc cung cấp một môi trường học tập vui chơi thú vị, bổ ích cho trẻ; nhà trường còn xây thiết lập mối quan hệ gắn kết với phụ huynh và rất nhiều công việc quản lý, hành chính khác.
Chính vì vậy, rất nhiều trường mầm non tìm kiếm và sử dụng các phần mềm quản lý trường học và tương tác với phụ huynh để hỗ trợ tối ưu các hoạt động tại trường học.
Phần mềm quản lý trường học giúp các cấp quản lý quản lý được mọi hoạt động tại trường, theo dõi hiệu quả vận hành, tạo cơ hội để giáo viên có thêm thời gian chăm sóc trẻ và phát triển bản thân.
Một số câu hỏi được đặt ra khi nhà trường cân nhắc về một phần mềm quản lý trường học như:
- Nhà trường có cần một hệ thống quản lý học phí không?
- Nhà trường có sử dụng sổ liên lạc điện tử để tương tác với phụ huynh không?
- Nhà trường có cập nhật đến phụ huynh hành trình phát triển của trẻ tại trường thường xuyên không?
- Nhà trường có cần một giải pháp để giảm bớt các công việc giấy tờ hành chính không?
Trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những tính năng cần có cho một phần mềm quản lý trường học nhé!
Điểm danh
Việc điểm danh hàng ngày cho trẻ luôn là một vấn đề đau đầu mà nhà trường phải đối mặt, từ việc điểm danh thiếu, sai sót, phụ huynh không nắm được việc con đã đến trường an toàn chưa cho đến việc tính thiếu suất ăn, tính nhầm học phí. Chưa kể đến việc điểm danh bằng sổ sách giấy tờ sẽ dễ bị thất lạc và khó kiểm soát. Rất nhiều trường học giải quyết vấn đề này bằng cách giáo viên phải mất hàng tiếng đồng hồ để nhập lại dữ liệu điểm danh lên máy tính. Sẽ ra sao khi máy tính bị hỏng hay mất file dữ liệu?
Vì vậy, một phần mềm quản lý trường học cần giải quyết được vấn đề:
- Loại bỏ hình thức điểm danh thủ công bằng giấy bút
- Quản lý hồ sơ cá nhân của trẻ trên một hệ thống ứng dụng an toàn, bảo mật
- Giúp cấp quản lý có cái nhìn tổng quan về trường học mọi lúc mọi nơi
Với một quy trình vận hàng tự động, nhà trường sẽ dễ dàng quán lý và xử lý kịp thời, tiết kiệm thời gian, nhân sự và chi phí gấp bội. Quy chuẩn hóa quy trình điểm danh cũng giúp phụ huynh an tâm khi đưa trẻ đế trường và phân rõ thời gian trách nhiệm giữa nhà trường và cha mẹ.
Báo cáo học tập
Phụ huynh luôn muốn nhận được những thông tin, hình ảnh, video học tập vui chơi tại trường của con.
Một trong những cách cập nhật đến phụ huynh dễ dàng nhất, vừa đảm bảo tính riêng tư của từng trẻ, vừa đảm bảo sự hài lòng của gia đình chính là sử dụng một phần mềm có tính năng báo cáo học tập. Phụ huynh sẽ dễ dàng nắm được một ngày tại trường của con, an tâm về sự phát triển mỗi ngày của trẻ ngay trên điện thoại cá nhân của mình.
Nếu bạn nghĩ đó là tất cả những điều cần thiết đối với phụ huynh, thì bạn có thể tiếp tục tìm hiểu thêm các thông tin dưới đây:
Thêm một vài tính năng hữu ích cho trường học:
- Nền tảng tương tác hai chiều trực tuyến với phụ huynh
- Theo dõi sức khỏe của trẻ như tình hình vệ sinh, ăn ngủ, dặn thuốc
- Báo cáo học tập online dễ dàng ghi nhận các cột mốc phát triển của trẻ
Các thông tin này được sự hỗ trợ của công nghệ mà giảm bớt chi phí in ấn cho nhà trường một cách đáng kể.
Tính năng tuyển sinh cho trường học
Để đảm bảo sự chuyên nghiệp của nhà trường và gây ấn tượng mạnh mẽ với phụ huynh tiềm năng, quy trình tuyển sinh của trường học cần có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý.
Từ việc quan tâm cho đến các quy trình tiếp theo như thăm trường, đặt lịch hẹn, ghi danh cho đến chính thức nhập học, nhà trường có thể tự động hóa bằng một hệ thống phần mềm quản lý.
Thêm vào đó, với các loại báo cáo có thể xuất dưới các định dạng phổ biến, nhà trường dễ dàng nắm được xu hướng tuyển sinh tại trường, đưa ra các dự đoán chính xác về quy mô trường học và các kênh tuyển sinh, kế hoạch tuyển sinh hiệu quả.
Nền tảng tương tác với phụ huynh
Một nền tảng tương tác với phụ huynh vừa dễ dàng truy cập, vừa an toàn bảo mật là điều cần thiết để đáp ứng yêu cầu và nguyện vọng từ phía gia đình.
Cách cập nhật các thông tin như thực đơn, thời khóa biểu hàng tuần đến phụ huynh bằng bảng tin đặt tại trường đã không còn thiết thực nữa. Với các ứng dụng tương tác trên điện thoại, việc liên lạc giữa phụ huynh và giáo viên trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn. Rắc rối duy nhất mà các ứng dụng này gây ra có thể là vấn đề bảo mật dữ liệu người dùng.
Hệ thống phần mềm quản lý trường học tích hợp tính năng tương tác hai chiều với phụ huynh để đảm bảo thông tin minh bạch, chính thống giữa giáo viên và phụ huynh. Cấp quản lý hoàn toàn có quyền truy cập để kiểm soát chất lượng giao tiếp của giáo viên và xử lý các vấn đề quan trọng một cách kịp thời. Khi lựa chọn một hệ thống phần mềm, điều mà nhà trường đặc biệt cần lưu ý và vấn đề bảo mật dữ liệu cá nhân người dùng này.
Quản lý học phí
Phương pháp thu học phí truyền thống chắc chắn đã gây cho trường của bạn nhiều bất cập, như thất lạc phiếu in học phí, phụ huynh thắc mắc về các khoản phí, thu học phí thiếu từ học sinh,...
Một tính năng vô cùng quan trọng cho một phần mềm quản lý trường học chính là tính năng tự động quản lý học phí.
Việc tự động xuất hóa đơn và gửi biên lai về cho phụ huynh sẽ hỗ trợ kế toán của trường tối đa trong việc giảm bớt thơi gian và sai sót trong công việc. Các loại báo cáo tài chính cũng vô cùng hữu ích, giúp nhà trường, đặc biệt là các hệ thống chuỗi trường nắm được chính xác tình hình tài chính và mọi nguồn thu của trường học.
Một số tính năng cần thiết như:
- Tự động xuất hóa đơn và gửi đến phụ huynh
- Tự động theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán và tạo lời nhắc
- Tự động tổng hợp mọi loại phí phát sinh của học sinh như phí trông muộn, hoàn trả tiền ăn hay hoàn trả học phí nghỉ học, chi phí dã ngoại,...
