Cùng với sự phát triển của thị trường trung tâm ngoại ngữ, trung tâm ngoại khóa và nhu cầu gia tăng của phụ huynh, các trung tâm ngoại ngữ, trung tâm ngoại khóa cũng bắt đầu vào một "cuộc cạnh tranh khốc liệt" về chất lượng đào tạo, uy tín thương hiệu, quản lý tối ưu,...
Với kinh nghiệm làm việc cùng các trung tâm ngoại ngữ, ngoại khóa tại 12 quốc gia, hãy cùng LittleLives cập nhật 4 yếu tố quan trọng nhất để vận hành, quản lý trung tâm thành công.
1. Duy trì, đảm bảo điều kiện hợp pháp của một trung tâm
Hoạt động này tưởng chừng chỉ cần quan tâm khi bạn bắt đầu thành lập trung tâm của mình. Tuy nhiên, không ít trung tâm tại Việt Nam gặp phải vấn đề bản quyền trong quá trình hoạt động. Lý do chủ yếu là các tài liệu học tập, giảng dạy của trung tâm được xây dựng bằng cách tham khảo tài liệu, chương trình học thuật có bản quyền từ nước ngoài. Với sự phát triển mạnh mẽ của internet, cộng đồng rất dễ dàng hoài nghi về uy tín của trung tâm với một link video không ghi nguồn, một đoạn trích bài giảng có gắn bản quyền. Chính vì vậy, bạn luôn cần quan tâm đặc biệt đến vấn đề bản quyền trong quá trình vận hành trung tâm.
Một số các yếu tố khác mà bạn cần đảm bảo kể từ khi thành lập và suốt quá trình hoạt động như:
- Thị trường tuyển sinh, nguồn tuyển sinh ổn định
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị
- Chất lượng đội ngũ giáo viên và nhân viên
- Nguồn tài chính dự phòng
- Đảm bảo quy định về phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh, y tế, an ninh
2. Tối ưu hóa quy trình vận hành trung tâm
75% trung tâm ngoại ngữ, trung tâm ngoại khóa không có quy định rõ ràng về quy trình làm việc mà phần lớn họ đang xử lý các công việc phát sinh trong hiện tại gây sự thiếu chủ động. Các kênh tương tác giữa giáo viên thường thông qua truyền miệng, các công cụ chat như Zalo, Facebook và Email. Hoạt động này khiến các cấp quản lý khó theo dõi được chất lượng làm việc của nhân viên và khó giải quyết kịp thời các sự cố.
Đối với các trung tâm có quy mô nhỏ, thông thường, hoạt độ vận hành từ dữ liệu học sinh, dữ liệu tuyển sinh, trình trạng học phí hay các báo cáo vận hành thường được xây dựng, tổng hợp thủ công. Chính vì vậy, chất lượng vận hành không được đạt hiệu quả cao, tốn nhiều thời gian và nhân lực. Chìa khóa để trung tâm tối ưu hóa hiệu quả vận hành là tìm hiểu và sử dụng các công cụ công nghệ, hỗ trợ trung tâm tốt hơn trong quá trình này.
3. Đảm bảo, nâng cao chất lượng đào tạo tại trung tâm
Một trong những yếu tố ưu tiên hàng đầu giúp trung tâm đảm bảo chất lượng tuyển sinh và sự tin tưởng của phụ huynh, học sinh chính là chất lượng đào tạo, giảng dạy cùng đội ngũ giáo viên.
Theo các khảo sát về quan điểm của phụ huynh, một trung tâm tốt là trung tâm có nhiều học sinh theo học và học sinh tại đó đạt được những kết quả nhìn thấy được. Con đạt được điểm số cao hơn, con tự tin hơn, khả năng giao tiếp ngoại ngữ của con tốt hơn,.. là những thước đo để khách hàng tiềm năng lựa chọn trung tâm của bạn.
Trong các nội dung truyền thông của trung tâm, yếu tố chất lượng giáo viên và kết quả tiến bộ của học sinh cần được bạn nhấn mạnh, gây ấn tượng với khách hàng tiềm năng.
4. Tương tác tích cực giữa giáo viên và phụ huynh, học sinh
Tương tác giữa giáo viên và phụ huynh, học sinh không chỉ là yếu tố quan trọng trong vận hành mà còn là yếu tố then chốt trong các chiến lược PR và Marketing hiệu quả cho trung tâm. Bên cạnh yếu tố chăm sóc khách hàng, marketing tuyển sinh thì mối quan hệ tích cực giúp khách hàng gắn bó, tin tưởng trung tâm, góp phần xây dựng uy tín thương hiệu và trung tâm nhận được nhiều sự giới thiệu đến từ khách hàng tiềm năng hơn.
Các tiêu chuẩn đề đo lượng hiệu quả tương tác với phụ huynh:
- Các kênh tương tác của giáo viên với phụ huynh cần thống nhất
- Quản lý trung tâm theo dõi, kiểm soát được chất lượng giao tiếp và chủ động can thiệp khi cần thiết
- Kênh thông tin đa phương tiện (hình ảnh, lời nhắn, video) cập nhật quá trình học tập, tiến bộ của học sinh
- Kết quả học tập của học sinh được cập nhật nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và nhân lực của giáo viên
- Cho phép phụ huynh liên lạc chủ động đến giáo viên hay ban quản lý trung tâm
- Đo lường được hiệu quả tương tác của giáo viên và toàn trung tâm
- Đo lượng hiệu quả tương tác của từng cơ sở (đối với các chuỗi hệ thống, trung tâm)
Đảm bảo quy trình vận hành hiệu quả, tối ưu giúp trung tâm của bạn vững mạnh trên con đường phát triển và đạt được nhiều thành công bền vững.
