Trong buổi tọa đàm "Tuyển sinh hiệu quả - Khởi đầu mới cho năm học mới" do Phần mềm quản lý trường học và tương tác với phụ huynh LittleLives Singapore phối hợp cùng Peace Education Academy tổ chức, diễn giả cô Linh Lê đã có những chia sẻ về kinh nghiệm xây dựng một quy trình tuyển sinh tinh gọn, chất lượng cho trường mầm non.
Chuẩn bị về nhân sự
Trong 2 năm vừa qua, hầu hết các trường mầm non đã gặp rất nhiều khó khăn do dịch bệnh Covid-19. Tuy nhiên, sau những khó khăn đó thì thời điểm này cũng chính là cơ hội để nhà trường chuẩn bị, ổn định vận hành, thay đổi tư duy để có những bước tiến trong thời gian tới.
Để chuẩn bị cho một quy trình hiệu quả, nhà trường cần xây dựng một đội ngũ thực hiện quy trình tuyển sinh này. Rất nhiều trường mầm non sau thời gian dịch bệnh đã gặp phải tình trạng thiếu giáo viên, không thể tiếp nhận tất cả học sinh có nhu cầu đăng ký nhập học. Đây là một kinh nghiệm mà nhà trường có thể chuẩn bị cho năm học mới sắp tới. Vào thời điểm tháng 8, tháng 9, nhà trường có thể ước tính số lượng học sinh tương lai theo học tại trường, để có các phương án tuyển dụng và đào tạo nhân sự sớm. Điều này giúp giáo viên nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc mới, tránh tình trạng giáo viên chưa quen việc và khiến phụ huynh thay đổi trường học cho con ngay sau khi nhập học.
Ngoài việc tuyển dụng các giáo viên đã có kinh nghiệm, nhà trường cũng có thể tuyển dụng và đào tạo đội ngũ giáo viên trẻ và có chất lượng. Bạn có thể theo dõi các hoạt động của trường đại học/ cao đẳng sư phạm, các ngày hội giới thiệu việc làm để tiếp cận nhanh chóng tới nguồn nhân sự tiềm năng này.
Quản lý vận hành
Nhằm nâng chuẩn trường học chất lượng, chuyên nghiệp, bạn cần xây dựng các quy trình đón tiếp phụ huynh, quy trình đón học sinh mới. Lợi ích của việc này là giúp giáo viên dễ dàng thực hiện các công việc hàng ngày, tránh sự sai xót và gây ấn tượng tích cực với phụ huynh.
Quy trình đón tiếp phụ huynh
Quy trình đón tiếp phụ huynh đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tỷ lệ chuyển đổi từ phụ huynh tiềm năng/ phụ huynh thăm trường đến phụ huynh cho con theo học. Lưu ý rằng, trước khi quyết định cho con theo học tại một trường mầm non, phụ huynh thường có xu hướng đến thăm rất nhiều trường khác nhau và sẽ đưa ra quyết định sau đó.
Chuyên nghiệp - Chu đáo - Chân thành là 3 yếu tố giúp bạn kiểm tra lại quy trình đón tiếp phụ huynh của nhà trường.
Một số điểm chính mà nhà trường thường sử dụng để giới thiệu với phụ huynh trong quá trình tiếp đón:
- Triết lý giáo dục, phương pháp giáo dục
- Chương trình học tại trường
- Chăm sóc sức khỏe
- Thực phẩm
Bên cạnh những điểm mạnh mà nhà trường đưa ra, bạn cũng cần chuẩn bị sẵn các câu trả lời khó, trường hợp khó mà phụ huynh sẽ hỏi bạn. Ví dụ như, rất nhiều trường mầm non có phòng học nhỏ, không có khu vui chơi. Chính vì vậy, nhà trường cần chuẩn bị sẵn các phần trả lời trong trường hợp phụ huynh băn khoăn về diện tích phòng học, khu vui chơi, để mọi giáo viên, nhân viên trong trường đều có thể giải đáp thắc mắc cảu phụ huynh hợp lý, thống nhất. Nhà trường có thể đưa ra các phương án về phòng học nhỏ như phòng có nhiều cửa sổ, nhiều áng sáng, nhà trường luôn có các hoạt động ngoại trời cho trẻ và trong trường có nhiều khu vực sinh hoạt chung rộng rãi khác.
Hãy biến những điểm không mạnh thành điểm mạnh của nhà trường.
Theo một cuộc khảo sát trên diện rộng với phụ huynh thăm trường, một trong những điều mà phụ huynh quan tâm đầu tiên khi đến thăm trường là cơ sở vật chất trường học và toàn bộ nhân viên, giáo viên trong trường.
Điều đầu tiên gân ấn tượng với phụ huynh khi tới thăm trường chính là cơ sở vật chất, dụng cụ học tập, sau đó sẽ đến chương trình học, thực phẩm, vệ sinh,.. Thêm vào đó, việc phụ huynh tiếp xúc với giáo viên chính là yếu tố quan trọng để họ quyết định có cho con theo học tại trường hay không.
Tuy nhiên, mỗi một phụ huynh đến thăm trường lại có những mối quan tâm khác nhau. Nếu phụ huynh quan tâm nhiều đến vấn đề vệ sinh, thực phẩm đảm bảo nguồn gốc mà nhân viên tư vấn tuyển sinh lại chỉ giới thiệu về chương trình học, triết lý giáo dục thì rất có thể, phụ huynh đó sẽ không có nhiều ấn tượng về trường của bạn. Chính vì vậy, việc trò chuyện, thấu hiểu phụ huynh tiềm năng cũng là điều vô cùng quan trọng trong các buổi đón tiếp phụ huynh này. Hãy để phụ huynh tin tưởng bạn, cởi mở để chia sẻ với bạn và sau đó họ mới sẵn sàng lắng nghe bạn.
Có rất nhiều trường hợp phụ huynh cho con theo học một thời gian ngắn nhưng vì các lý do sức khỏe, con khóc mà cho con tạm thời nghỉ học. Một em bé trước khi đến trường cần chuẩn bị một tâm thế sẵn sàng, và phụ huynh cũng vậy, người lớn cũng cần chuẩn bị tâm thế.
Chuẩn bị tâm thế cho bố mẹ khi đưa con đến trường
Nhà trường và giáo viên cần chia sẻ để phụ huynh hiểu được rằng, việc đưa con đến trường, đến một môi trường hoàn toàn mới sẽ luôn khiến các con lo sợ, hoang mang và không hợp tác. Chính vì vậy, những lo sợ của con là điều bình thường. Việc các con khóc, ốm hay không ăn được là điều mà phụ huynh (bao gồm cả ông bà và bố mẹ) cần chấp nhận và có thời gian để giúp các con hòa nhập với môi trường mới.
Nằm trong quy trình chăm sóc tiếp đón phụ huynh, nhà trường có thể gửi đến phụ huynh các bài viết, các mẹo về việc chuẩn bị tâm thế cho con tới trường, vừa tăng mức độ kết nối với phụ huynh, vừa thúc đẩy quá trình đưa ra quyết định của họ.
Đảm bảo quá trình làm quen với môi trường mới của trẻ
Nhà trường không nên nóng vội trong việc khuyến khích phụ huynh đưa trẻ đi học sớm. Trẻ cần có thời gian làm quen từng chút một. Thông thường, trẻ cần thời gian từ 7 đến 10 ngày để đến trường làm quen với môi trường trường học và các nhân viên, giáo viên tại trường. Giai đoạn chuẩn bị tốt giúp nhà trường giảm đi trường hợp trẻ học được một thời gian ngắn và sợ việc đến trường.
Toàn bộ nhân viên, giáo viên đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của quá trình tiếp đón
Văn hóa doanh nghiệp, tác phong của mọi nhân viên trong trường là ấn tượng ban đầu mang lại cái nhìn thiện cảm cho phụ huynh. Nhà trường cần có các buổi đào tạo, hướng dẫn các nhân viên từ giáo viên đến khối bộ phận văn phòng, tuyển sinh, bác bảo vệ, bác lao công,.. về quy trình tiếp đón này.
Nâng cao tương tác, mối quan hệ tích cực với phụ huynh
Nâng cao tương tác với phụ huynh, gây dựng lòng tin, sự ủng hộ của phụ huynh giúp nhà trường dễ dàng triển khai mọi hoạt động tại trường học, kể cả khi nhà trường gặp các tình huống khó khăn.
Nhiều trường mầm non lớn tại Việt Nam lựa chọn sử dụng phần mềm LittleLives là công cụ quản lý vận hành và tương tác với phụ huynh để cập nhật tình hình của con tại trường như tình hình vệ sinh, ăn ngủ, sức khỏe và học tập.
Thêm vào đó, phần mềm LittleLives còn hỗ trợ nhà trường tối ưu hóa quy trình tuyển sinh với các email chào mừng, email sau buổi đầu đi học,... giúp nhà trường nâng cao hiệu quả tuyển sinh.
Phương án tuyển sinh - marketing cho trường học
Nhà trường cần triển khai kế hoạch tuyển sinh - marketing trước 2-3 tháng khi năm học mới bắt đầu. Với mỗi một kế hoạch marketing, nhà trường cần xem xét đến các thông điệp phù hợp với nhóm đối tượng phụ huynh mục tiêu. Trong giai đoạn năm học mới bắt đầu, nội dung marketing mà nhà trường nên nhấn mạnh là sự giới thiệu tổng quan về trường học đến phụ huynh tiềm năng, những người đang có nhu cầu tìm một ngôi trường cho con của họ theo học.
Hãy nghĩ về những điểm mạnh, điểm khách biệt của nhà trường để giới thiệu đến phụ huynh! Thêm vào đó, nhà trường cũng cần cải thiện các điểm yếu và phát triển chất lượng trường học như: nâng cao, cập nhật chương trình học, đảm bảo cơ sở vật chất, đồ dùng học tập được nâng cấp để phụ huynh thấy được chi phí cơ sở vật chất mà họ chi trả được sử dụng hợp lý... Với những trường mầm non không có đủ kinh phí làm mới, cải tạo mọi lớp học, bạn có thể thay thế bằng các phương án cải tạo, xây dựng thêm các khu học tập sinh hoạt chung để giúp mọi học sinh có cơ hội sử dụng trong năm học mới.
Bên cạnh hoàn thiện chương trình học, cơ sở vật chất, nhiệm vụ của nhà trường là càng nhiều phụ huynh biết đến trường học càng tốt. Một số khó khăn mà nhà trường thường gặp phải trong quá trình tuyển sinh như:
- Hoạt động tuyển sinh chưa thu hút được phụ huynh
- Chạy quảng cáo trên Facebook hay các kênh mạng xã hội không hiệu quả, tốn chi phí
- Không có chi phí thực hiện các kế hoạch marketing
- Không giữ chân được học sinh
Một trong những lưu ý quan trọng khi nhà trường xây dựng kế hoạch tuyển sinh là đưa ra mục tiêu rõ ràng cho từng chiến dịch truyền thông. Hãy xác định kế hoạch truyền thông mà bạn đang thực hiện nhắm đến đối tượng nào, mục tiêu ra sao. Ví dụ, bạn có các chiến dịch truyền thông khác nhau để chiêu sinh cho lớp song ngữ, quốc tế hay chiêu sinh cho các lớp tiền tiểu học,.. thì mọi nội dung truyền thông đưa ra đều cần bám sát vào mục tiêu đó, tránh truyền tải sai nội dung hay các nội dung mà nhóm phụ huynh tiềm năng không quan tâm. Nếu bạn đưa ra quá nhiều thông điệp, phụ huynh sẽ rất dễ bị rối và không nắm được điều mà bạn đang muốn truyền tải.
Mọi nhân viên, giáo viên trong trường, phụ huynh hiện tại, phụ huynh cũ đều có thể trở thành đại sứ của nhà trường và đóng vai trò quan một chiến dịch tuyển sinh hiệu quả.
Để hoàn thiện chiến dịch truyền thông, bạn hãy chăm sóc và nuôi dưỡng nhóm phụ huynh hiện tại hay phụ huynh cũ với các chương trình quà tặng, ưu đãi. Bên cạnh các chiến dịch truyền thông online, truyền thông truyền miệng thì nhà trường có thể tổ chức các buổi workshop tọa đàm, hội thảo trực tuyến về sức khỏe, chăm sóc trẻ em, các buổi tặng sách, tặng cây để thu hút các phụ huynh trong khu vực.
Kết nối và giữ chân học sinh
Có rất nhiều cách kết nối phụ huynh khác nhau phù hợp với phương pháp học tập tại trường.
Trong phương pháp dạy học dự án hay phương pháp tiếp cận Reggio Emilia, nhà trường có rất nhiều cách để kết nối với phụ huynh trong suốt quá trình học tập như thư ngỏ trước dự án, thông báo cần sự hỗ trợ từ phụ huynh, cập nhật kết quả học tập tại trường.
Trường học là môi trường thân thiện, an toàn cho trẻ và cần có sự chung tay của giáo viên và phụ huynh. Do vậy, quá trình kết nối phụ huynh cần được diễn ra liên tục, chuyên nghiệp và chân thành từ nhà trường.
